文書は、言った言わないのトラブルの防止のための記録や、一度に同様の内容を伝達することや、文書にする事で、電話等で要件を伝えるよりも短い時間で効率よく、内容を伝えることができる。
そのためには
１．分かりやすい表現や記載
２．簡潔な文章
３．理解しやすい
４．正確であること
が必要
そのためには「５Ｗ１Ｈ（５Ｗ２Ｈ）」を考える
When:いつ
Where:どこで
What:何を
Who:誰が
Why:なぜ
How:どのように
HowMuch:いくら
・文書の発信や提出日、開催日や期限などの日時は正確にしながら、どのような内容なのかを簡潔に表現していく
・原則として、文書は１件の内容ごとに１文書でまとめる方が整理しやすく理解しやすい。
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